Datenschutz – FollowUpp

1. Verantwortlicher

Fabian Schöffel
handelnd unter Schöffel Digital
Dinkelmaate 4a
49828 Neuenhaus
Deutschland

2. Zugriffsdaten und Server-Logfiles

Beim Aufruf unserer Website oder App werden durch den Webserver technisch erforderliche Informationen verarbeitet. Dazu gehören insbesondere:

IP-Adresse
Datum und Uhrzeit des Zugriffs
aufgerufene Seiten und Inhalte
Referrer-URL
Browsertyp und Browserversion
verwendetes Betriebssystem

Die Verarbeitung erfolgt zur technischen Bereitstellung, Stabilität, Sicherheit und Missbrauchserkennung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

3. Cookies

Für den Betrieb von FollowUpp werden ausschließlich technisch notwendige Cookies eingesetzt.

Dabei handelt es sich insbesondere um sogenannte Session-Cookies (z. B. PHPSESSID), die erforderlich sind, um den Login-Zustand eines Nutzers zu speichern und die Funktionalität der Anwendung sicherzustellen.

Diese Cookies werden nach Ende der Sitzung automatisch gelöscht und enthalten keine Tracking-, Analyse- oder Marketingfunktionen.

Rechtsgrundlage für den Einsatz dieser Cookies ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, da sie für den sicheren und funktionalen Betrieb der Anwendung zwingend erforderlich sind.

4. Verarbeitung bei der Nutzung von FollowUpp

Bei der Nutzung von FollowUpp verarbeiten wir personenbezogene Daten, soweit dies zur Bereitstellung der Plattform und ihrer Funktionen erforderlich ist.

Dies kann insbesondere folgende Daten betreffen:

Bestandsdaten wie Name und E-Mail-Adresse
Login- und Authentifizierungsdaten
vom Nutzer innerhalb der Anwendung erfasste Inhalte, z. B. Kontakte, Follow-ups, Notizen und Termine
Inhalte von E-Mail-Kommunikation, soweit diese zur Nutzung der Follow-up-Funktion verarbeitet werden
technische Nutzungsdaten und sicherheitsrelevante Protokolle

5. Zwecke der Verarbeitung

Bereitstellung und Betrieb von FollowUpp
Einrichtung und Verwaltung von Nutzerkonten
Bereitstellung von Follow-up-, Erinnerungs- und Kontaktfunktionen
Verarbeitung von E-Mail-Inhalten zur Erstellung von Follow-ups
Versand systembezogener E-Mails und Hinweise
Bearbeitung von Support-Anfragen
Sicherstellung von Stabilität, IT-Sicherheit und Missbrauchsprävention
Erfüllung gesetzlicher Pflichten

6. Rechtsgrundlagen

Soweit personenbezogene Daten zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder zur Erfüllung eines Vertrags verarbeitet werden, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Soweit eine Verarbeitung zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Soweit eine Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt insbesondere im sicheren, stabilen und wirtschaftlichen Betrieb von FollowUpp.

7. Hosting

Die Kerninfrastruktur von FollowUpp wird bei ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich, Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf, Deutschland betrieben. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich in deutschen Rechenzentren.

Soweit externe Dienstleister eingesetzt werden, erfolgt dies ausschließlich im Rahmen einer Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO, sofern erforderlich.

8. Verarbeitung durch Künstliche Intelligenz (OpenAI)

FollowUpp nutzt Funktionen zur automatisierten Analyse von E-Mails, Dokumenten und sonstigen Inhalten sowie zur Erstellung von Formulierungsvorschlägen, Erinnerungen und Follow-ups.

Hierfür werden Inhalte an die API von OpenAI übermittelt.

Vor der Übermittlung werden technische Maßnahmen eingesetzt, um personenbezogene Daten soweit möglich zu minimieren. Insbesondere können E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Postanschriften, Internetadressen und weitere eindeutig identifizierende Kontaktinformationen automatisiert maskiert oder entfernt werden.

Eine vollständige Anonymisierung kann aufgrund der Art der verarbeiteten Inhalte jedoch nicht in jedem Fall gewährleistet werden.

Der eingesetzte KI-Dienst wird nicht zum Training der Modelle mit den übermittelten Kundendaten verwendet.

Soweit eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer erfolgt, erfolgt diese auf Grundlage geeigneter Garantien gemäß Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere des EU-US Data Privacy Frameworks oder der jeweils gültigen EU-Standardvertragsklauseln.

9. Nutzung der mobilen Apps und Push-Benachrichtigungen

FollowUpp kann neben der Webanwendung auch als mobile App für iOS und Android genutzt werden. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt dabei grundsätzlich wie bei der Nutzung der Webanwendung.

Zur Bereitstellung von Erinnerungen und systembezogenen Hinweisen können Push-Benachrichtigungen verwendet werden. Hierfür werden technische Gerätekennungen bzw. Push-Tokens verarbeitet. Diese dienen ausschließlich der Zustellung von Benachrichtigungen an das jeweilige Endgerät.

Für Push-Benachrichtigungen werden je nach Plattform Dienste von Apple Inc. und Google LLC eingesetzt, insbesondere der Apple Push Notification Service (APNs) für iOS sowie Firebase Cloud Messaging (FCM) für Android.

Die Aktivierung von Push-Benachrichtigungen erfolgt freiwillig über das jeweilige Endgerät. Nutzer können Push-Benachrichtigungen jederzeit in den Systemeinstellungen ihres Geräts deaktivieren.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Push-Benachrichtigungen zur Bereitstellung der vertraglich vereinbarten Erinnerungsfunktion erforderlich sind, sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur sicheren und zuverlässigen technischen Bereitstellung der App.

10. Weitergabe von Daten

Eine Weitergabe personenbezogener Daten erfolgt nur, soweit dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist, eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder eine sonstige rechtliche Grundlage die Weitergabe erlaubt.

10. Speicherdauer

Eingehende E-Mails werden nach erfolgreicher Verarbeitung und Übernahme der erforderlichen Informationen automatisiert gelöscht.

Vom Nutzer gespeicherte Follow-ups, Kontakte, Notizen, Dokumentenzusammenfassungen und sonstige Inhalte bleiben bis zur Löschung durch den Nutzer oder bis zur Beendigung des Nutzerkontos gespeichert.

Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben hiervon unberührt.

12. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten gegen Verlust, unbefugten Zugriff und Missbrauch zu schützen.

13. Rechte betroffener Personen

Auskunft (Art. 15 DSGVO)
Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
Löschung (Art. 17 DSGVO)
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

14. Kontakt zum Datenschutz

Bei Fragen zum Datenschutz: kontakt@followupp.de

15. Stand

Stand: 25.03.2026